Dịch vụ gọi tự động đang trở thành giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% chi phí liên lạc với khách hàng. Thay vì phải duy trì đội ngũ telesales đông đảo và tốn kém, hệ thống tự động hóa quy trình gọi điện, gửi thông điệp đồng loạt, cá nhân hóa nội dung và thống kê kết quả chi tiết. Không chỉ cắt giảm chi phí vận hành, dịch vụ này còn nâng cao hiệu suất chăm sóc khách hàng, tăng tỷ lệ phản hồi và giúp doanh nghiệp nhanh chóng mở rộng quy mô tiếp cận mà vẫn kiểm soát chặt ngân sách.

1. Dịch vụ gọi tự động là gì?

Dịch vụ gọi tự động (hay còn được gọi là Auto Call) là giải pháp công nghệ cho phép gọi tự động cho hàng trăm, hàng ngàn khách hàng cùng lúc theo danh sách đã lên sẵn, truyền tải các thông điệp của doanh nghiệp tới khách hàng. 

Gọi tự động và gửi tin nhắn tự động là 2 hình thức phổ biến khi doanh nghiệp liên lạc với khách hàng. Tuy nhiên, dịch vụ gọi tự động lại có những ưu thế hơn so với gửi tin nhắn tự động như:

• Khách hàng trao đổi trực tiếp với doanh nghiệp trong cuộc gọi.
• Người nghe bấm phím theo hướng dẫn, phản hồi nhanh.
• Lọc dữ liệu khách hàng tối ưu.
• Khi nghe sẽ dễ tiếp nhận thông tin hơn đọc.

Sau đây là một ví dụ cuộc gọi của dịch vụ gọi tự động – Auto call:

Ngân hàng thông báo ưu đãi: “Xin chào Quý khách, đây là cuộc gọi tự động từ Ngân hàng XYZ. Từ hôm nay đến hết ngày 31/7, Quý khách sẽ nhận được hoàn tiền 5% khi chi tiêu bằng thẻ tín dụng. Để biết thêm chi tiết, vui lòng truy cập website hoặc nhấn phím 0 để gặp tổng đài viên.”

2. Các tính năng của dịch vụ gọi tự động

2.1. Quản lý dữ liệu tập trung

Dịch vụ gọi tự động được trang bị khả năng quản lý dữ liệu tập trung, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và khai thác thông tin:

– Toàn bộ thông tin khách hàng, kịch bản cuộc gọi, trạng thái cuộc gọi và kết quả được lưu trữ tập trung trên một hệ thống duy nhất.

– Dễ dàng phân quyền truy cập cho nhân viên, đảm bảo bảo mật dữ liệu và thuận tiện theo dõi.

– Hệ thống thường có dashboard hiển thị trực quan giúp quản lý và tra cứu lịch sử cuộc gọi, xuất báo cáo nhanh chóng.

Ví dụ: Một công ty bảo hiểm sử dụng hệ thống gọi tự động để lưu toàn bộ lịch sử liên lạc với khách hàng, bao gồm các lần gọi nhắc phí, phản hồi từ khách và kết quả thanh toán – từ đó xây dựng được quy trình chăm sóc và gia hạn hiệu quả hơn.

2.2. Tính năng tổng đài

Bên cạnh đó, nền tảng còn tích hợp nhiều tính năng tổng đài hiện đại, hỗ trợ triển khai cuộc gọi tự động chuyên nghiệp và linh hoạt:

– Tích hợp tính năng tổng đài IP (VoIP) cho phép thực hiện đồng thời nhiều cuộc gọi tự động đến danh sách khách hàng.

– Có thể cấu hình kịch bản gọi linh hoạt: phát lời chào, thông báo, hướng dẫn nhấn phím để phản hồi.

– Hỗ trợ ghi âm cuộc gọi, định tuyến thông minh, và tự động gọi lại khi khách hàng bận hoặc không bắt máy.

– Một số hệ thống còn kết hợp SMS hoặc email để gửi thông tin bổ sung sau cuộc gọi.

Ví dụ: Một trung tâm ngoại ngữ dùng dịch vụ gọi tự động để nhắc học viên lịch học hoặc học phí đến hạn, kèm theo tùy chọn nhấn phím 1 để được kết nối trực tiếp với lễ tân nếu cần hỗ trợ thêm.

2.3. Tiết kiệm chi phí

Cuối cùng, dịch vụ gọi tự động giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách và tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành:

– Giảm đáng kể chi phí nhân sự so với việc thuê đội ngũ telesale thủ công.

– Tận dụng hạ tầng công nghệ VoIP nên cước gọi rẻ hơn so với gọi truyền thống.

– Tối ưu hóa thời gian làm việc: hệ thống có thể gọi hàng trăm cuộc cùng lúc mà không cần tăng thêm nhân lực.

– Giảm chi phí quản lý nhờ phần mềm tự động tổng hợp báo cáo và giám sát hiệu suất.

Ví dụ: Một doanh nghiệp thương mại điện tử triển khai chiến dịch xác nhận đơn hàng qua dịch vụ gọi tự động, giảm 40% chi phí nhân sự so với trước đây mà vẫn đảm bảo khách được xác minh đơn nhanh chóng trong vòng vài phút.

>>> Đọc thêm tại: Tiết kiệm chi phí vận hành với công nghệ VoIP

3. Đối tượng sử dụng dịch vụ gọi tự động

3.1. Auto Call Marketing

Auto Call Marketing là dịch vụ gọi tự động thực hiện các cuộc gọi để triển khai chiến dịch tiếp thị quy mô lớn. Hệ thống có thể đồng thời tiếp cận hàng nghìn khách hàng chỉ trong một khoảng thời gian rất ngắn, giúp doanh nghiệp lan tỏa thông tin sản phẩm, dịch vụ mới một cách nhanh chóng và đồng bộ.

Nhờ khả năng phát thông điệp tự động và thu thập phản hồi qua phím bấm, tỷ lệ phân loại nhu cầu của khách hàng đạt mức cao, từ đó hỗ trợ xây dựng tập khách hàng tiềm năng chính xác hơn.

Đây là phương pháp thường được các thương hiệu lớn, có uy tín trên thị trường lựa chọn để phục vụ mục đích Marketing và Branding, điển hình như thông báo ra mắt sản phẩm mới, khuyến mãi đặc biệt hoặc các chương trình tri ân khách hàng.

3.2. Auto Call Sales

Auto Call Sales phù hợp để thúc đẩy hoạt động bán hàng, đặc biệt là đối với những sản phẩm hoặc dịch vụ cần tiếp cận nhanh và tạo tương tác trực tiếp.

Hình thức này thường được sử dụng trong các chiến dịch mở bán dự án bất động sản, giới thiệu sản phẩm tài chính, bảo hiểm, hoặc thông báo các ưu đãi giới hạn về thời gian. Thông qua cuộc gọi tự động, khách hàng được nghe lời chào và nội dung giới thiệu sản phẩm, đồng thời có thể tương tác bằng cách nhấn phím để kết nối trực tiếp với nhân viên tư vấn, gia tăng tỷ lệ chốt đơn hiệu quả.

Mô hình này đặc biệt phù hợp với các công ty trong lĩnh vực bất động sản, tài chính, bảo hiểm, spa, khu du lịch và nhiều ngành nghề cần triển khai bán hàng qua điện thoại.

3.3. Auto Call xác nhận đơn hàng

Dịch vụ Auto Call cũng được ứng dụng để gọi tự động xác nhận đơn hàng của khách. Hệ thống sẽ thực hiện cuộc gọi thông báo chi tiết thông tin đơn đặt hàng, bao gồm họ tên khách hàng, mã đơn hàng, sản phẩm đã mua và trạng thái đơn.

Toàn bộ quá trình gọi và phản hồi được kết nối trực tiếp với dữ liệu đặt hàng của doanh nghiệp thông qua API, giúp đảm bảo độ chính xác và đồng bộ cao, giảm thiểu sai sót so với việc xác nhận thủ công.

Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp thương mại điện tử hoặc bán hàng online có lượng đơn hàng lớn mỗi ngày.

3.4. Auto Call khảo sát thị trường

Auto Call khảo sát thị trường là dịch vụ gọi tự động theo kịch bản soạn sẵn để thu thập ý kiến và đánh giá từ khách hàng. Thông qua nội dung cuộc gọi, doanh nghiệp có thể đặt câu hỏi khảo sát, yêu cầu khách hàng phản hồi bằng phím bấm để chọn đáp án hoặc để lại ý kiến.

Dữ liệu thu thập sẽ được tổng hợp và phân tích, giúp doanh nghiệp thống kê mức độ quan tâm sản phẩm, chất lượng dịch vụ, xu hướng tiêu dùng, từ đó đưa ra quyết định phát triển sản phẩm phù hợp hơn.

3.5. Auto Call nhắc lịch

Hình thức Auto Call nhắc lịch được sử dụng để thực hiện các cuộc gọi tự động nhắc khách hàng về những thông tin quan trọng, ví dụ như hạn thanh toán, khoản nợ đến hạn, lịch trả góp hoặc lịch hẹn dịch vụ.

Nội dung cuộc gọi được cá nhân hóa chi tiết, bao gồm số tiền, thời gian nợ, ngày đến hạn và thông tin liên hệ hỗ trợ. Hệ thống thường tích hợp trực tiếp với dữ liệu khách hàng qua API, đảm bảo thông tin luôn chính xác và cập nhật theo thời gian thực.

Giải pháp này đặc biệt phù hợp với các ngân hàng, công ty tài chính, bảo hiểm, hoặc bất kỳ đơn vị nào cần nhắc lịch định kỳ cho khách hàng.

3.6. Auto Call chăm sóc khách hàng

Auto Call chăm sóc khách hàng là dịch vụ gọi tự động để đánh giá mức độ hài lòng sau khi khách sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Nội dung cuộc gọi có thể là lời cảm ơn kèm theo câu hỏi khảo sát, yêu cầu khách hàng nhấn phím để đánh giá chất lượng dịch vụ hoặc để lại phản hồi. Toàn bộ kết quả tương tác của khách hàng sẽ được ghi nhận tự động và truyền về hệ thống CRM thông qua API, giúp doanh nghiệp cập nhật dữ liệu một cách chính xác, nhanh chóng.

Đây là xu hướng chăm sóc khách hàng hiện đại, thể hiện sự chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm khách hàng, đồng thời giúp doanh nghiệp kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.

4. DIGINEXT – đơn vị cung cấp dịch vụ gọi tự động Auto Call tiết kiệm 80% chi phí cho doanh nghiệp

DIGINEXT là nền tảng tiên phong cung cấp giải pháp hệ thống gọi tự động (Auto Call) toàn diện, giúp doanh nghiệp triển khai các chiến dịch gọi điện quy mô lớn với hiệu quả vượt trội. Nhờ sở hữu hạ tầng công nghệ mạnh mẽ, giao diện thân thiện và tính năng linh hoạt, DIGINEXT không chỉ tối ưu chi phí vận hành mà còn nâng cao năng suất làm việc và cải thiện trải nghiệm khách hàng ở mọi điểm chạm. Đây chính là công cụ đồng hành tin cậy để doanh nghiệp bứt phá trong kỷ nguyên số.

Một số ưu điểm nổi bật của dịch vụ gọi tự động Auto Call tại DIGINEXT như:

– Thông báo tự động

– Nhắc nhở và Hẹn giờ

– Quản lý khảo sát và phản hồi

– Dịch vụ khách hàng tự động

– Tùy chỉnh và linh hoạt

– Tiết kiệm thời gian và nguồn lực

– Tích hợp với hệ thống khác

– Phân tích và theo dõi

Nếu quý khách hàng muốn được nghe tư vấn chi tiết, hãy liên hệ chúng tôi qua hotline 1900 5055.