Trong kỷ nguyên số hiện nay, hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng. Các doanh nghiệp, tổ chức thường triển khai nhiều loại đầu số tổng đài khác nhau nhằm hỗ trợ tư vấn, phản hồi thắc mắc cũng như tiếp nhận và xử lý các yêu cầu từ khách hàng một cách kịp thời, hiệu quả.
Vậy hiện nay có những loại số điện thoại của tổng đài nào đang được sử dụng phổ biến? Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về từng loại đầu số cũng như cách lựa chọn hình thức phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.
1. Số điện thoại của tổng đài chăm sóc khách hàng là gì? Có những loại nào?
Số tổng đài chăm sóc khách hàng là kênh liên lạc quan trọng do doanh nghiệp hoặc tổ chức thiết lập nhằm hỗ trợ khách hàng trong quá trình tìm hiểu sản phẩm, dịch vụ, giải đáp thắc mắc, tiếp nhận phản hồi, xử lý khiếu nại hoặc hỗ trợ kỹ thuật.
Số điện thoại của tổng đài CSKH là gì?
Hiện nay, có ba dạng đầu số tổng đài phổ biến:
Là loại đầu số được đăng ký theo mã vùng địa phương (chẳng hạn 0274 cho Bình Dương, 028 cho TP.HCM và 024 cho Hà Nội). Hệ thống này cho phép thực hiện nhiều cuộc gọi cùng lúc và hỗ trợ tương tác hai chiều giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Hotline 1800 – Tổng đài miễn phí:
Đây là lựa chọn phù hợp với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực như ngân hàng, bảo hiểm, bán lẻ… Toàn bộ chi phí cuộc gọi sẽ do doanh nghiệp chi trả, giúp tăng sự hài lòng và thúc đẩy tương tác từ phía khách hàng.
Hotline 1900 – Tổng đài tính phí:
Thường được các tổ chức tư vấn dịch vụ (tâm lý, giáo dục, sức khỏe, hôn nhân…) lựa chọn. Người gọi sẽ thanh toán phí cuộc gọi theo quy định, và doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo rõ ràng mức phí. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể nhận được khoảng 30% hoa hồng từ cước gọi do nhà mạng chia sẻ.
2. Lợi ích khi sử dụng số điện thoại của tổng đài chăm sóc khách hàng
Gia tăng mức độ chuyên nghiệp và tạo dựng hình ảnh đáng tin cậy:
Việc triển khai đầu số tổng đài thay vì dùng số điện thoại cá nhân giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Những đầu số như 1800, 1900 hoặc cố định mang lại cảm giác chỉn chu, chính thống hơn và dễ tạo được sự tin tưởng.
Nâng cao hiệu quả hỗ trợ khách hàng:
Tổng đài giúp doanh nghiệp tiếp nhận phản hồi và xử lý các yêu cầu từ khách hàng một cách linh hoạt, nhanh chóng. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian chờ đợi và cải thiện đáng kể trải nghiệm của người dùng.
Tối ưu quản lý và phân phối cuộc gọi:
Các hệ thống tổng đài hiện nay tích hợp nhiều tính năng thông minh như chia hàng đợi tự động, ghi âm cuộc gọi, điều hướng IVR, cho phép doanh nghiệp xử lý nhiều cuộc gọi cùng lúc mà không bị quá tải hoặc bỏ lỡ liên hệ quan trọng.
Giảm chi phí liên lạc tổng thể:
Sử dụng đầu số tổng đài giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với việc dùng nhiều số di động riêng lẻ. Ngoài ra, tổng đài nội bộ còn cho phép gọi miễn phí giữa các bộ phận hoặc chi nhánh, từ đó giảm thiểu đáng kể chi phí vận hành.
3. Hướng dẫn đăng ký số điện thoại của tổng đài chăm sóc khách hàng tại Diginext
Diginext là một trong những đơn vị tiên phong tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ VoIP, cung cấp giải pháp tổng đài thông minh giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả tương tác và quản lý khách hàng. Với nhiều năm kinh nghiệm, cùng đội ngũ kỹ thuật dày dạn chuyên môn, Diginext không ngừng cải tiến công nghệ, tích hợp nhiều tính năng hiện đại, khẳng định vị thế vững chắc trong ngành.
Các bước đăng ký số điện thoại tổng đài DigiCX
Các bước đăng ký số tổng đài chăm sóc khách hàng tại Diginext:
Bước 1: Chọn đầu số phù hợp
Doanh nghiệp liên hệ với Diginext để được tư vấn danh sách các đầu số phù hợp theo lĩnh vực hoạt động. Chúng tôi hỗ trợ chọn lựa đầu số đẹp, dễ nhớ, hợp phong thủy nhằm gia tăng tính nhận diện thương hiệu và mang lại giá trị lâu dài.
Bước 2: Cài đặt hệ thống tổng đài
Diginext sẽ hỗ trợ xây dựng kịch bản lời chào chuyên nghiệp, thiết lập quy trình phân phối cuộc gọi tới đúng bộ phận hoặc nhân viên, đảm bảo việc chăm sóc khách hàng diễn ra trôi chảy và tối ưu.
Bước 3: Kích hoạt hệ thống và hướng dẫn sử dụng
Sau khi hoàn tất cấu hình, hệ thống tổng đài đa kênh sẽ được kích hoạt và bàn giao cho doanh nghiệp. Đội ngũ kỹ thuật của Diginext sẽ trực tiếp hướng dẫn chi tiết cách vận hành và khai thác toàn bộ tính năng để đạt hiệu quả cao nhất.
Với quy trình đăng ký đơn giản, triển khai nhanh chóng cùng dịch vụ hỗ trợ tận tâm, Diginext cam kết cung cấp giải pháp tổng đài chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp gia tăng trải nghiệm khách hàng và tối ưu hoạt động kinh doanh.
