Được thiết kế để cung cấp dịch vụ khách hàng hiệu quả và linh hoạt, tổng đài ảo là một phương thức liên lạc quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng. Tuy nhiên, mất điện đột ngột có thể là một tình huống không thể tránh khỏi và gây rối loạn cuộc gọi tổng đài ảo.
Đó thực sự là một tình huống khó xử khi bạn đang trong cuộc gọi quan trọng. Nhưng đừng lo lắng! Hãy tham khảo ngay những giải pháp mà DigiNext gợi ý dưới đây!
Nguồn điện dự phòng luôn được chuẩn bị đầy đủ và sẵn sàng
Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng tổng đài ảo có thể duy trì hoạt động liên tục ngay cả khi mất điện đột ngột. Tuy nhiên, hãy lưu ý một số điểm quan trọng sau đây:
Kiểm tra định kỳ: Nguồn điện dự phòng cần được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo rằng nó vẫn hoạt động một cách hiệu quả. Thời gian mà một nguồn điện dự phòng có thể duy trì nguồn điện phụ thuộc vào công suất và tải của nó.
Chuyển đổi tự động: Hãy đảm bảo rằng nó có chức năng chuyển đổi tự động để kích hoạt khi mất điện mà không cần sự can thiệp của con người.
Sử dụng nguồn điện dự phòng hiệu quả: Lựa chọn nguồn điện dự phòng có công suất đủ lớn để cung cấp năng lượng cho toàn bộ hệ thống tổng đài ảo và các thiết bị liên quan.
Thực hiện kiểm tra thường xuyên: Kiểm tra thường xuyên để đảm bảo rằng nguồn điện dự phòng vẫn đủ sức và có thể hoạt động một cách đáng tin cậy khi cần thiết.
Lập kế hoạch thay thế: Nếu nguồn điện dự phòng gặp sự cố hoặc cạn kiệt năng lượng, bạn cần có kế hoạch thay thế để chuyển đổi sang nguồn điện khác một cách nhanh chóng và không gây gián đoạn lớn đối với tổng đài ảo.
Dự trữ nhiên liệu (đối với máy phát điện): Nếu bạn sử dụng máy phát điện như một phần của hệ thống nguồn điện dự phòng, đảm bảo rằng bạn có đủ nhiên liệu để duy trì hoạt động trong khoảng thời gian cần thiết.
Hệ thống internet dự phòng để giữ kết nối cuộc gọi tổng đài ảo
Tổng đài ảo hoạt động dựa trên 100% internet và nguồn điện vì vậy bên cạnh việc chuẩn bị nguồn điện dự phòng, doanh nghiệp cũng đừng quên thiết lập hệ thống internet dự phòng.
Hãy cân nhắc sử dụng các thiết bị định tuyến có tính năng 4G backup. Điều này đảm bảo rằng tổng đài ảo vẫn có thể hoạt động ngay cả khi mất kết nối internet chính. Các mô-đun Class 4/5 Softswitch cũng có thể được cài đặt để chuyển đổi tự động sang các kết nối backup.
Doanh nghiệp nên có ít nhất hai kết nối Internet riêng biệt từ các nhà cung cấp khác nhau. Điều này giúp tạo ra sự đa dạng và sự dự phòng cho kết nối của bạn.
Sử dụng mạng di động (4G/5G)
Mạng di động đã đem lại sự linh hoạt đáng kể cho việc duy trì kết nối cuộc gọi của tổng đài ảo trong các tình huống khẩn cấp.
Hệ thống tổng đài ảo có thể được cấu hình để tự động chuyển đổi sang kết nối mạng di động khi mất kết nối Internet cố định. Điều này đảm bảo rằng cuộc gọi vẫn diễn ra mà không cần can thiệp thủ công.
Sử dụng các giải pháp chuyển tiếp cuộc gọi
Khi mất điện đột ngột, việc sử dụng các giải pháp chuyển tiếp cuộc gọi có thể giữ kết nối của tổng đài ảo. Các giải pháp này có thể bao gồm việc chuyển tiếp cuộc gọi sang các tổng đài khác hoặc chuyển cuộc gọi vào các ứng dụng di động. Điều này đảm bảo rằng khách hàng vẫn có thể liên hệ và kết nối với tổng đài ảo ngay cả khi mất điện.
Một số cách bạn có thể triển khai giải pháp chuyển tiếp cuộc gọi:
+ Chuyển tiếp cuộc gọi tới số điện thoại di động: Đặt cấu hình tổng đài ảo để tự động chuyển tiếp cuộc gọi tới một số điện thoại di động cụ thể trong trường hợp mất kết nối với tổng đài chính. Nhân viên có thể tiếp tục tư vấn và hỗ trợ khách hàng thông qua điện thoại di động của họ.
+ Kết nối với tổng đài phụ: Xây dựng một tổng đài ảo phụ hoặc có sẵn sẽ làm chuyển tiếp cuộc gọi từ tổng đài chính tới tổng đài phụ. Tổng đài phụ này có thể được đặt tại một vị trí khác hoặc sử dụng mạng Internet dự phòng khác.
+ Chuyển tiếp cuộc gọi sang máy nhánh của các chi nhánh khác: Tổng đài ảo có tính năng tự động chuyển tiếp cuộc gọi sang máy nhánh của một chi nhánh khác giúp cuộc gọi đang diễn ra không còn bị gián đoạn, mà có thể tiếp tục một cách liền mạch và hiệu quả.
Trong thế giới kinh doanh ngày nay, tổng đài ảo đã trở thành một phần không thể thiếu để duy trì dịch vụ khách hàng và hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính liên tục của tổng đài ảo khi mất điện đột ngột hay sự cố về kết nối Internet, các bí quyết và giải pháp đã được đề cập trong bài viết này rất quan trọng.
Từ việc sử dụng nguồn điện dự phòng và kết nối Internet dự phòng cho đến việc sử dụng mạng di động. Điều này không chỉ giúp tránh được những gián đoạn không mong muốn trong dịch vụ mà còn đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội kinh doanh quan trọng nào.
Duy trì kết nối cuộc gọi không chỉ là một nhiệm vụ quan trọng mà còn là một yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các bí quyết và giải pháp ở trên, bạn có thể tự tin rằng tổng đài ảo của mình sẽ luôn hoạt động ổn định, ngay cả khi có sự cố xảy ra. Điều này đồng nghĩa với việc giữ được sự hài lòng của khách hàng và sự cạnh tranh mạnh mẽ trong thị trường kinh doanh hiện nay.
