Trong kỷ nguyên số, xu hướng sử dụng tổng đài VoIP và các phần mềm liên lạc thông minh đang thay đổi cách doanh nghiệp vận hành bộ phận chăm sóc khách hàng và giao tiếp nội bộ. Một trong những công cụ đang được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng chính là softphone.
Vậy softphone là gì, nó có những lợi ích gì và doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng? Cùng DigiNext khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây!
1. Softphone là gì?
Softphone (software phone) là một ứng dụng phần mềm cho phép người dùng thực hiện, nhận cuộc gọi và quản lý liên lạc thông qua giao thức Internet (VoIP – Voice over IP). Khác với điện thoại bàn thông thường, softphone không cần thiết bị phần cứng riêng biệt, mà hoạt động trên máy tính, laptop, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
Người dùng chỉ cần có:
– Một thiết bị số có kết nối internet.
– Tai nghe/microphone (nếu cần).
– Tài khoản SIP được cấp từ nhà cung cấp dịch vụ VoIP hoặc tổng đài ảo.
Softphone thường được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, chăm sóc khách hàng, telesales, làm việc từ xa… nhờ sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí và dễ triển khai.
2. So sánh softphone và hardphone
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa softphone và hardphone do chúng đều phục vụ mục đích gọi điện qua mạng VoIP. Tuy nhiên, chúng có sự khác biệt rõ rệt về cách vận hành, chi phí và ứng dụng thực tế.
Tiêu chí | Softphone | Hardphone |
Hình thức | Phần mềm cài đặt trên thiết bị di động hoặc máy tính | Thiết bị phần cứng giống điện thoại bàn |
Chi phí đầu tư | Thấp (không cần mua thiết bị) | Cao hơn do đầu tư phần cứng |
Di động | Linh hoạt, dùng ở khắp mọi nơi có internet | Cố định, khó di chuyển |
Cài đặt, bảo trì | Dễ dàng, có thể tự thao tác | Phức tạp, cần kỹ thuật viên chuyên môn |
Chất lượng cuộc gọi | Phụ thuộc vào thiết bị và đường truyền internet | Ổn định hơn do chuyên dụng |
Tính năng tích hợp | Dễ tích hợp CRM, ghi âm, chuyển cuộc gọi, video call | Hạn chế, phải cấu hình riêng |
Môi trường sử dụng lý tưởng | Doanh nghiệp làm việc từ xa, startup, telesales | Văn phòng cố định, trung tâm chăm sóc khách hàng lớn |
3. 5 điều cần lưu ý khi sử dụng softphone
3.1. Lựa chọn phần mềm softphone phù hợp
Không phải phần mềm nào cũng tương thích với hệ thống tổng đài bạn đang sử dụng. Bạn cần đảm bảo rằng softphone hỗ trợ giao thức SIP phổ biến và tích hợp tốt với nền tảng tổng đài ảo hoặc VoIP mà doanh nghiệp đang triển khai.
Ngoài ra, nên ưu tiên các phần mềm:
– Có hỗ trợ nền tảng đa dạng (Windows, macOS, iOS, Android).
– Dễ cấu hình, dễ sử dụng.
– Có hỗ trợ kỹ thuật hoặc cộng đồng người dùng lớn.
3.2. Đảm bảo kết nối internet ổn định
Một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến trải nghiệm sử dụng softphone là chất lượng kết nối internet. Băng thông thấp hoặc mạng không ổn định sẽ gây trễ, rè tiếng hoặc mất kết nối.
Khuyến nghị:
– Sử dụng kết nối cáp quang tốc độ cao.
– Tránh dùng mạng Wifi công cộng nếu gọi nhiều.
– Có thể dùng dây mạng LAN cho kết nối ổn định hơn khi làm việc tại nhà hoặc văn phòng.
3.3. Trang bị tai nghe và thiết bị chất lượng
Mặc dù softphone chỉ là phần mềm, nhưng chất lượng âm thanh vẫn phụ thuộc nhiều vào thiết bị đầu vào và đầu ra như micro, tai nghe, loa. Việc đầu tư một bộ tai nghe có mic tích hợp, hỗ trợ chống ồn sẽ nâng cao đáng kể chất lượng cuộc gọi.
Gợi ý:
– Tai nghe chuyên dụng cho call center.
– Micro USB gắn ngoài cho nhân viên làm việc tại nhà.
3.4. Tối ưu bảo mật thông tin
Thông tin liên lạc doanh nghiệp là tài sản quan trọng. Việc sử dụng softphone qua internet cần có các biện pháp bảo mật tốt để tránh rò rỉ dữ liệu hoặc bị nghe lén cuộc gọi.
Các biện pháp nên áp dụng:
– Sử dụng phần mềm hỗ trợ mã hóa cuộc gọi (TLS, SRTP).
– Thiết lập xác thực 2 lớp cho tài khoản SIP.
– Chỉ cho phép truy cập qua mạng nội bộ hoặc VPN.
– Giới hạn quyền người dùng trên hệ thống tổng đài.
3.5. Đào tạo nhân sự sử dụng hiệu quả
Softphone dù dễ sử dụng nhưng vẫn cần hướng dẫn cơ bản để người dùng tận dụng tối đa các tính năng như:
– Chuyển cuộc gọi nội bộ.
– Ghi âm, lưu lịch sử.
– Tích hợp với phần mềm CRM.
– Tự động cập nhật trạng thái (online, bận, không làm việc…).
Hãy tổ chức các buổi đào tạo, tài liệu hướng dẫn nhanh, hoặc video nội bộ để giúp nhân viên sử dụng thành thạo ngay từ đầu.
4. Các phần mềm softphone phổ biến hiện nay
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm softphone, từ miễn phí đến trả phí, dành cho cá nhân lẫn doanh nghiệp.
4.1. Tổng đài DIGICX – Giải pháp softphone toàn diện cho doanh nghiệp
DIGICX không chỉ là một phần mềm softphone, mà còn là một nền tảng tổng đài ảo tích hợp nhiều tính năng thông minh, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động liên lạc và chăm sóc khách hàng.
* Một số ưu điểm nổi bật của DIGICX:
– Cấu hình linh hoạt và mở rộng dễ dàng, hỗ trợ cấu hình nhiều tài khoản SIP đồng thời.
– Tích hợp CRM và các nền tảng quản lý khác giúp đồng bộ dữ liệu khách hàng và nâng cao hiệu quả quản lý.
– Hệ thống báo cáo trực quan, chi tiết, cung cấp công cụ thống kê và báo cáo đầy đủ về lịch sử cuộc gọi, hiệu suất làm việc của nhân viên
– Hỗ trợ các tính năng cuộc gọi thông minh như gọi tự động, trả lời tự động, phân bổ cuộc gọi thông minh.
– DIGICX có thể được sử dụng trên nhiều nền tảng như Windows, macOS, Android, và iOS, giúp doanh nghiệp dễ dàng tổ chức làm việc từ xa mà không bị giới hạn về mặt địa lý.
Với những ưu điểm trên, DIGICX là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài ảo linh hoạt, hiệu quả và dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có.
>>> Đọc thêm tại: https://diginext.com.vn/9-uu-diem-noi-bat-cua-tong-dai-digicx/
4.2. Zoiper
– Nền tảng: Windows, macOS, Android, iOS.
– Ưu điểm: Giao diện dễ dùng, hỗ trợ nhiều giao thức, bảo mật tốt.
– Nhược điểm: Một số tính năng nâng cao cần trả phí.
>>> Tham khảo tại: https://www.zoiper.com
4.3. Bria (trước đây là X-Lite)
– Nền tảng: Windows, macOS, Android, iOS.
– Ưu điểm: Giao diện chuyên nghiệp, tính năng đầy đủ cho doanh nghiệp.
– Nhược điểm: Bản miễn phí bị giới hạn chức năng.
4.4. MicroSIP
– Nền tảng: Windows.
– Ưu điểm: Nhẹ, miễn phí, dễ cài đặt.
– Nhược điểm: Giao diện đơn giản, không phù hợp với người cần tính năng nâng cao.
4.5. Linphone
– Nền tảng: Windows, Linux, macOS, Android, iOS.
– Ưu điểm: Mã nguồn mở, có thể tùy biến theo nhu cầu doanh nghiệp.
– Nhược điểm: Cần kiến thức kỹ thuật để cấu hình nâng cao.
4.6. 3CX Softphone
– Nền tảng: Windows, Android, iOS.
– Ưu điểm: Tối ưu cho hệ thống tổng đài 3CX, tính năng đầy đủ.
– Nhược điểm: Giới hạn nếu không dùng kèm hệ thống tổng đài 3CX.
5. Nên chọn lựa softphone hay headphone cho hệ thống tổng đài doanh nghiệp?
Tùy vào mô hình hoạt động và nhu cầu cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn:
5.1. Chỉ sử dụng softphone
– Nhân sự làm việc từ xa, làm việc linh hoạt tại nhiều địa điểm.
– Cần tiết kiệm chi phí đầu tư thiết bị ban đầu.
– Doanh nghiệp nhỏ hoặc startup mới triển khai hệ thống tổng đài.
5.2. Chỉ sử dụng hardphone
– Doanh nghiệp có văn phòng cố định, đội ngũ lớn.
– Cần đảm bảo chất lượng âm thanh tốt nhất cho chăm sóc khách hàng.
– Mong muốn hệ thống ổn định, ít phụ thuộc vào thiết bị cá nhân.
5.3. Kết hợp cả hai (hybrid)
– Doanh nghiệp có cả nhân sự tại chỗ lẫn làm việc từ xa.
– Muốn tối ưu hiệu suất và chi phí.
– Cần sự linh hoạt trong phát triển hệ thống trong tương lai.
Kết luận
Softphone là giải pháp thông minh, hiện đại và hiệu quả cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa hệ thống liên lạc nội bộ và chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, để sử dụng softphone hiệu quả và an toàn, bạn cần lựa chọn phần mềm phù hợp, đảm bảo hạ tầng mạng tốt và chú trọng đến đào tạo cũng như bảo mật.
DIGICX không chỉ giúp tối ưu liên lạc mà còn mang lại giá trị thiết thực cho kinh tế, giáo dục, môi trường và xã hội. Với nhiều tính năng vượt trội và khả năng ứng dụng rộng rãi. Tổng đài DIGICX là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp hiện đại hướng tới kết nối thông minh và phát triển bền vững.
Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài linh hoạt, tiết kiệm và dễ triển khai, softphone chắc chắn là lựa chọn đáng cân nhắc, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và triển khai nhanh chóng!
