Chăm sóc khách hàng là bộ phận không thiết thiếu ở nhiều doanh nghiệp hiện nay, có vai trò tăng sự uy tín, chuyên nghiệp cho thương hiệu, đặc biệt là tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Chính vì thế, nên xây dựng tổng đài Analog hay tổng đài IP hiện đại là vấn đề gây đau đầu cho nhiều doanh nghiệp. Nội dung bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp chọn được hệ thống tổng đài phù hợp nhất. 

Tổng đài Analog là gì?

Tổng đài Analog là hệ thống tổng đài điện thoại có từ rất lâu, sử dụng công nghệ thoại truyền thống và hoạt động thông qua đường dây bưu điện (hay gọi là line). Khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài Analog, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ kéo đường dây đến địa điểm đặt tổng đài của khách hàng. 

Tuy hệ thống tổng đài Analog không phụ thuộc vào đường truyền mạng internet, điện nhưng lại bộc rõ nhiều hạn chế khiến các doanh nghiệp đang dần chuyển sang tổng đài IP hiện đại với vô vàn ưu điểm vượt trội.

Tổng đài Analog gồm những gì?

Một hệ thống tổng đài Analog hoàn chỉnh sẽ bao gồm những bộ phận, thiết bị sau đây:

• Tín hiệu đầu vào: Tín hiệu đầu vào sẽ do bưu điện cấp cho hệ thống tổng đài Analog. Hệ thống tổng đài Analog hoạt động nhờ vào việc chuyển đổi tín hiệu âm thanh thành sóng điện tử với tần suất, biên độ khác nhau mà điện thoại nhận được và gửi đến đầu dây phía bên kia. Điện thoại Analog sử dụng công nghệ CSN để tín hiệu được truyền dẫn qua những đoạn dây mắc nối tiếp và tạo thành một cuộc trò chuyện. 
• Thiết bị chuyển mạch Analog: Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mà quyết định số lượng thiết bị chuyển mạch Analog phù hợp để tránh lãng phí gây tốn chi phí. 
• Thiết bị đầu cuối: Chính là điện thoại cố định được bày bán phổ biến trên thị trường. Nhà cung cấp dịch vụ tổng đài sẽ hỗ trợ từ việc đi dây điện thoại đến từng vị trí đặt máy, cấu hình tổng đài nội bộ cho đến ghi âm cuộc gọi nếu cần. 

Cách thức hoạt động của tổng đài Analog

Hệ thống tổng đài Analog được trang bị một switch hook (móc chuyển đổi), móc này sẽ được gắn trực tiếp vào đường dây điện thoại. Khi móc chuyển đổi được tách ra, đường dây tổng đài điện thoại sẽ thiết lập kết nối đến mạch truyền dẫn của hệ thống.

Trong lúc quay số từ điện thoại Analog, bộ phận truyền đẫn sẽ tự động gửi đi tiến hiệu điện tử. Bộ phận chuyển đổi cuộc gọi khi đó sẽ đóng vai trò là một thiết bị chuyển đổi tín hiệu, thực hiện chuyển tín hiệu thành thông điệp để gửi đến đầu dây ở bên kia. 

Tổng đài Analog có điểm khác biệt gì với tổng đài IP hiện đại

Nếu doanh nghiệp còn đang băn khoăn trong việc sử dụng tổng đài Analog hay tổng đài IP hiện đại thì những thông tin so sánh về 2 tổng đài này dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được lựa chọn tốt nhất. 

Chi phí đầu tư

Để thiết lập hệ thống tổng đài Analog doanh nghiệp cần phải chuẩn bị một khoản chi phí đầu tư lớn. Bao gồm chi  phí tổng đài, chi phí dây thoại, đi đây, trang thiết bị điện thoại, Wallplate… 

Còn với tổng đài IP thì doanh nghiệp không cần phải tốn quá nhiều kinh phí vào việc đầu tư vì hệ thống hoạt động trên nền tảng đám mây, không cần đi đường dây cáp thoại, cáp trục hay đầu tư điện thoại bàn…

Khả năng mở rộng máy nhánh

Thông thường, số line máy nhánh nội bộ của hệ thống tổng đài Analog sẽ được thiết lập cố định. Chính vì thế tổng đài Analog không thể mở rộng thêm bằng phần mềm và việc tăng số lượng máy nhánh cũng khó khăn hơn. 

Nhưng với tổng đài IP, doanh nghiệp có thể tăng số lượng máy nhanh một cách đơn giản, nhanh chóng với chi phí rất thấp. Khả năng mở rộng số máy nhánh của tổng đài IP có thể lên đến 100, 1000 người dùng tùy thuộc vào thiết bị máy chủ tổng đài của doanh nghiệp. 

Khả năng tích hợp

Hệ thống tổng đài Analog khi tích hợp thêm các ứng dụng thường yêu cầu phải có thiết bị tương thích. Điều này gây mất thời gian lẫn chi phí cho doanh nghiệp khi triển khai cũng như bảo trì hệ thống.

Trong khi đó, tổng đài IP cho phép tích hợp mọi nền tảng như CRM, SMS, Voice Messages… và các ứng dụng CTI trên máy tính PC một cách nhanh chóng, dễ dàng.

Các tính năng hỗ trợ

Tổng đài truyền thống không có các tính năng hỗ trợ nâng cao giúp telesales làm việc hiệu quả. Trong khi đó, IP PBX sẽ hỗ trợ voice mail, recording call, auto answer calll… Hơn thế, hệ thống tổng đài IP còn tự động chuyển đổi đầu số điện thoại và chuyển hướng cuộc gọi đến số di động của nhân viên khi tất cả máy nhánh bận. 

Nâng cấp tổng đài

Để nâng cấp tổng đài Analog thì hệ thống yêu cầu cần thêm các thiết bị Gateway tương thích. Còn với tổng đài IP rất đơn giản vì không yêu cầu thêm thiết bị nào cả. Điều này giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí, thơi gian và công sức khi phải nâng cấp hệ thống tổng đài để hoạt động kinh doanh được hiệu quả hơn. 

Khả năng quản lý

Đối với hệ thống tổng đài Analog, thường sẽ được quản lý bằng CLI Commands rất phức tạp, khiến cho người dùng khó quản lý. Đồng thời còn đòi hỏi nhà cung cấp phải đến tận nơi để cài đặt và nâng cấp mỗi khi cần thay đổi. 

Còn với tổng đài IP, hệ thống được quản lý bằng giao diện đồ họa GUI dựa trên website, giúp người dùng có thể dễ dàng cài đặt và thay đổi thông tin bất cứ khi nào. Hơn thế nữa, bạn còn có thể quản lý dù đang ở nơi đâu và làm việc vào mọi thời điểm khi muốn.

Trên đây là toàn bộ những thông tin chia sẻ về sự khác biệt giữa hai hệ thống tổng đài điện thoại Analog và IP. Có thể thấy, tổng đài IP sở hữu nhiều ưu điểm nổi trội và hỗ trợ hiệu quả hơn cho doanh nghiệp trong quá trình quảng bá thương hiệu, nâng cao uy tín và chăm sóc khách hàng. 

Nếu doanh nghiệp cần tư vấn thêm về tổng đài IP hay hỗ trợ giải pháp tổng đài phù hợp, vui lòng liên hệ với Diginext qua hotline 1900 5055 hoặc 024 888 55555 để được tư vấn miễn phí!