Đối với các doanh nghiệp hiện nay, tổng đài IP là giải pháp quen thuộc giúp họ quản lý, khai thác hoạt động của công ty cùng với đó là tiếp cận gần hơn với khách hàng của mình. Đây được xem là một phương pháp mới, sở hữu công nghệ tiên tiến hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong mọi hoạt động, để hiểu rõ hơn về loại dịch vụ tổng đài ảo này hãy cùng theo dõi những thông tin quan trọng mà Diginext muốn chia sẻ thông qua bài viết dưới đây.

Tổng đài IP là gì?

Tổng đài IP chính là loại tổng đài điện thoại được kết nối và hoạt động dựa trên nền tảng internet, chỉ cần có tín hiệu mạng, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện các cuộc gọi đường dài, nội bộ hoặc thậm chí là ghi âm, gửi hình ảnh nhanh chóng giữa nhiều máy với nhau. Hình thức tổng đài tiên tiến này sở hữu nhiều ưu điểm nổi trội hơn dạng truyền thống và đang dần được thay thế để đáp ứng đa dạng hơn nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp hiện nay.

Hệ thống tổng đài ảo có thể cung cấp nhiều tính năng thông minh hơn hệ thống tổng đài điện thoại Analog (tổng đài PBX truyền thống). Đặc biệt, tổng đài ảo cho phép quản trị viên kỹ thuật có thể dễ dàng thiết lập mọi thứ.

Ưu điểm của tổng đài IP

Sở hữu nền tảng công nghệ tiên tiến, tổng đài IP bộc lộ nhiều ưu điểm hơn so với dạng truyền thống. Phương thức này ra đời như một giải pháp mới mẻ giải quyết nhiều vấn đề bất cập của hệ thống cũ, đồng thời thúc đẩy các kết nối nội bộ, ngoại giao của doanh nghiệp được chặt chẽ hơn. Sau đây là những điểm nổi bật của tổng đài IP khiến cho nhiều doanh nghiệp ưu tiên lắp đặt:

• Dễ dàng cài đặt, triển khai sử dụng: Thay vì phải lắp đặt các thiết bị đắt tiền, tổng đài IP chỉ cần có kết nối internet là có thể sử dụng dễ dàng. Việc triển khai tổng đài cũng đơn giản hơn, không đòi hỏi phải có sự can thiệp của các nhân viên chuyên ngành.
• Quản lý hệ thống chặt chẽ: với giao diện quản lý riêng trên nền tảng web, loại tổng đài này hỗ trợ việc quản lý, điều khiển hệ thống trở nên dễ dàng và chặt chẽ hơn so với tổng đài analog.
• Giảm hoặc thậm chí miễn cước phí cuộc gọi: khi sử dụng mô hình tổng đài này, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện các cuộc gọi nội bộ tại nhiều vị trí khác nhau mà vẫn được miễn phí hoàn toàn giá cước. Đối với những cuộc gọi quốc tế hoặc đường dài, việc sử dụng hệ thống tổng đài mới giúp doanh nghiệp cắt giảm được nhiều chi phí, từ đó giúp việc kết nối được dễ dàng và thuận tiện hơn.

• Cắt giảm chi phí lắp đặt đường dây: do hoạt động dựa trên kết nối internet nên doanh nghiệp sẽ không phải mất thêm chi phí lắp đặt đường dây tổng đài riêng vừa cồng kềnh, vừa tốn kém.
• Dễ dàng mở rộng quy mô hoạt động: tổng đài IP cho phép mở rộng số lượng lớn máy nhánh tại nhiều vị trí làm việc khác nhau với cách thức đơn giản, tiện lợi.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng: hệ thống tổng đài mới giúp quản lý tốt danh sách cuộc gọi, chuyển hướng cuộc gọi theo hướng dẫn và ghi nhận lại thông tin khách hàng giúp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và chăm sóc tốt hơn các nhóm khách hàng mục tiêu.

 

• Khai thác đa dạng trên nhiều thiết bị: Hệ thống tổng đài dễ dàng kết nối với nhiều thiết bị đầu cuối giúp phục vụ tốt hơn cho nhu cầu sử dụng, ngoài ra còn mở rộng các tính năng như cài nhạc chờ, lời chào, lời hướng dẫn, voicemail, call queue… tạo sự thuận lợi cho người dùng.
• Giám sát, quản lý tốt cuộc gọi: hệ thống tự động lưu trữ, ghi âm thông tin cuộc gọi, phân phối cuộc gọi tạo sự thuận tiện cho doanh nghiệp khai thác, kiểm tra khi có nhu cầu.

Mô hình tổng quan của tổng đài IP

Hiện nay, tổng đài IP được các doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến, việc triển khai và lắp đặt mô hình hoạt động được đơn giản hóa, cắt giảm khá nhiều chi phí cơ sở hạ tầng ban đầu cho doanh nghiệp. Nhìn chung, để sử dụng được loại hình tổng đài này cần lựa chọn đầu số tổng đài, tổng đài IP và trang bị các thiết bị đầu cuối để sử dụng.

Tùy theo quy mô, phạm vi khai thác cũng như nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp mà mô hình này được nhân bản lên với các yêu cầu về thiết bị, các kết nối sẽ khác nhau. Tổng đài IP cho phép thiết lập các mô hình 1 chi nhánh, nhiều chi nhánh theo phương thức ngang hàng hoặc kiểu HUB tùy theo từng trường hợp. Việc lựa chọn và sử dụng đúng mô hình tổng đài sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí và khai thác hiệu quả hơn.

Các thiết bị cần có khi lắp đặt tổng đài IP

Doanh nghiệp khi có ý định sử dụng tổng đài IP cần tham khảo các thiết bị có liên quan để lắp đặt sớm và nhanh chóng đưa vào vận hành hệ thống này:

• Trang bị máy tính chủ cài tổng đài không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giảm thiểu sự lắp đặt cồng kềnh nhiều thiết bị hỗ trợ giống như tổng đài truyền thống. Các dòng máy tham khảo bao gồm HP Pro 2000, HP ML110G7.
• Doanh nghiệp muốn sử dụng số tổng đài gọi ra ngoài cần sử dụng thêm card giao tiếp với đường bưu điện, tùy theo nhu cầu sử dụng cũng như kinh phí mà doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại PCI, PCie, RJ45…
• Ngoài hai loại thiết bị kể trên, để tạo được gọi thoại cần các thiết bị đầu cuối như: điện thoại IP phone – loại này không cần kéo dây, máy sẽ được kết nối mạng và gắn với tổng đài IP để sử dụng; sử dụng card máy lẻ đối với những hệ thống tổng đài cũ muốn nâng cấp lên công nghệ IP; cài đặt phần mềm trực tiếp trên máy tính và sử dụng tai nghe để thực hiện gọi thoại…