Trong bối cảnh công nghệ không ngừng thay đổi, nhiều doanh nghiệp vẫn xem điện thoại là kênh giao tiếp chủ đạo với khách hàng. Hiệu quả của các chiến dịch telesales đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Việc trang bị một phần mềm quản lý cuộc gọi đa chức năng là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn.

Bài viết này sẽ phân tích những lý do khiến phần mềm hỗ trợ bán hàng qua điện thoại trở thành công cụ thiết yếu, đồng thời giới thiệu danh sách 7 phần mềm quản lý cuộc gọi nổi bật hiện nay.

1. Phần mềm quản lý cuộc gọi là gì?

Phần mềm quản lý cuộc gọi là một giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp tổ chức và vận hành các hoạt động liên quan đến tiếp nhận và xử lý cuộc gọi một cách khoa học, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn. Công cụ này không chỉ giúp doanh nghiệp mở rộng tệp khách hàng mà còn tăng cường nhận diện thương hiệu và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.

Phần mềm quản lý cuộc gọi thường được trang bị tính năng tự động phân bổ cuộc gọi đến và đi, sắp xếp thứ tự ưu tiên để xử lý nhanh chóng và chính xác. Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng phần mềm cài đặt tại chỗ hoặc triển khai trên nền tảng đám mây tùy theo nhu cầu vận hành.

2. Những lợi ích khi ứng dụng phần mềm quản lý cuộc gọi

2.1. Tăng cường số lượng cuộc gọi mỗi ngày

Các doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý cuộc gọi thường đạt được số lượng cuộc gọi lớn hơn so với những đơn vị chưa áp dụng công nghệ này. Nguyên nhân chính là vì phần mềm giúp tự động quay số, loại bỏ thao tác thủ công của nhân viên, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.

2.2. Sàng lọc khách hàng mục tiêu hiệu quả

Phần mềm giúp nhân viên telesales không còn phải mất thời gian chọn ngẫu nhiên khách hàng từ danh sách dài dằng dặc. Hệ thống sẽ tự động xác định khách hàng tiềm năng ưu tiên dựa trên dữ liệu lịch sử và mức độ tương tác trước đó. Việc này giúp tập trung vào những đối tượng có khả năng chuyển đổi cao thay vì gọi theo cảm tính hay thứ tự ngẫu nhiên.

Công nghệ bên trong phần mềm sẽ tính toán và ưu tiên dựa trên trạng thái của từng khách hàng, lần tương tác gần nhất, kết quả cuộc gọi trước đó và các ghi chú liên quan, từ đó đưa ra thứ tự cuộc gọi một cách thông minh hơn nhân viên vận hành thủ công.

2.3. Đảm bảo không bỏ lỡ cơ hội gọi lại

Tình trạng quên gọi lại hoặc bỏ sót khách hàng sẽ được khắc phục nhờ tính năng nhắc lịch và tự động lên kế hoạch theo dõi. Quản lý có thể theo dõi báo cáo theo thời gian thực về số lượng cuộc gọi đã thực hiện, các cuộc gọi nhỡ, lịch hẹn gọi lại,… giúp kiểm soát chặt chẽ hiệu quả công việc của đội ngũ bán hàng.

2.4. Kết nối dễ dàng với các phần mềm khác

Nhiều phần mềm quản lý cuộc gọi hiện nay hỗ trợ tích hợp với các hệ thống khác như phần mềm ký số, CRM, hay các nền tảng quản lý hợp đồng. Điều này giúp nhân viên dễ dàng gửi tài liệu, hợp đồng qua điện thoại và theo dõi khách hàng ký kết ngay trong cuộc trò chuyện, mà không cần mở thêm các ứng dụng khác, tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm cho khách hàng.

2.5. Tự động hóa báo cáo và phân tích số liệu

Phần mềm còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo ra các báo cáo thống kê chi tiết về chiến dịch gọi điện. Các mẫu báo cáo có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng, cung cấp số liệu chính xác và trực quan, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đánh giá và điều chỉnh chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả tiếp cận khách hàng.

3. Top 7 phần mềm quản lý cuộc gọi được đánh giá cao hiện nay

3.1. Tổng đài DigiCX – Giải pháp quản lý cuộc gọi toàn diện cho doanh nghiệp

Diginext là nền tảng tổng đài đa tính năng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động telesales và chăm sóc khách hàng. Không chỉ dừng lại ở việc quản lý cuộc gọi, DigiCX còn tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ lưu trữ và xử lý dữ liệu khách hàng, mang đến giải pháp toàn diện phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp.

>> Xem thêm: 9 ưu điểm nổi bật của Tổng đài DIGICX

Những điểm nổi bật của tổng đài Diginext:

• Vận hành linh hoạt, dễ dàng mở rộng: DigiCX không chỉ giúp quản lý cuộc gọi mà còn kết nối trực tiếp với hệ thống dữ liệu khách hàng, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc chỉ trên một nền tảng duy nhất. Đặc biệt, nhờ thiết kế mở theo chuẩn API, DigiCX dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý khác mà không gây gián đoạn vận hành.

• Hệ thống báo cáo trực quan, chi tiết: DigiCX cung cấp công cụ thống kê và báo cáo đầy đủ về lịch sử cuộc gọi, hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát và đánh giá kết quả theo thời gian thực.

• Tích hợp CRM và kết nối với các nền tảng lớn: Tổng đài DigiCX đi kèm với CRM mini để quản lý thông tin khách hàng cơ bản. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tích hợp DigiCX với các hệ thống CRM nổi tiếng như HubSpot, Salesforce,… nhằm đồng bộ dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản lý.

• Hỗ trợ các tính năng cuộc gọi thông minh: DigiCX không chỉ dừng lại ở tính năng nghe gọi truyền thống mà còn hỗ trợ gọi tự động, trả lời tự động, phân bổ cuộc gọi thông minh,… giúp tăng năng suất làm việc cho đội ngũ telesales.

• Làm việc mọi lúc, mọi nơi: Nhân viên có thể sử dụng DigiCX trên các thiết bị di động hoặc máy tính, hỗ trợ cả hệ điều hành iOS và Android, giúp doanh nghiệp dễ dàng tổ chức làm việc từ xa mà không bị giới hạn về mặt địa lý.

• Đảm bảo an toàn dữ liệu tối đa: DigiCX cam kết bảo mật thông tin tuyệt đối nhờ hạ tầng lưu trữ hiện đại và các giải pháp chống xâm nhập tiên tiến, giúp doanh nghiệp an tâm vận hành và bảo vệ dữ liệu khách hàng.

3.2. Next CRM – Giải pháp quản lý cuộc gọi đa chức năng

Next CRM là phần mềm quản lý cuộc gọi được triển khai qua internet, giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt mà không cần hạ tầng phức tạp. Điểm nổi bật của phần mềm này là khả năng tự động chia nhóm dữ liệu khách hàng và phân bổ cuộc gọi đến từng nhân sự trong đội ngũ telesales. Ngoài ra, hệ thống cũng được đánh giá cao về khả năng bảo mật, đảm bảo an toàn thông tin khi sử dụng.

3.3. Jdomain.vn – Phần mềm kiểm soát và ghi âm cuộc gọi

Jdomain.vn cung cấp giải pháp quản lý giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi, kiểm soát hoạt động của nhân viên telesales. Phần mềm hỗ trợ ghi âm toàn bộ cuộc gọi, phân quyền linh hoạt cho từng tài khoản và thống kê kết quả làm việc một cách trực quan, giúp nâng cao chất lượng giám sát.

3.4. Callio – Nền tảng tổng đài thế hệ mới

Callio là phần mềm tổng đài tiên tiến với công nghệ số hóa hiện đại, giúp doanh nghiệp khắc phục các hạn chế của những hệ thống cũ trước đây. Callio không chỉ giúp quản lý cuộc gọi mà còn nâng cao trải nghiệm vận hành nhờ tích hợp nhiều công nghệ mới, phù hợp cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp nâng tầm hiệu suất.

3.5. Cloudfone – Phần mềm tổng đài trên nền tảng đám mây

Cloudfone được thiết kế dựa trên công nghệ đám mây kết hợp lưu trữ phân tán của Microsoft, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai mà không cần đầu tư lớn vào hạ tầng. Tuy nhiên, phần mềm này có mức chi phí thấp nên các tính năng đi kèm chưa thực sự đa dạng như các giải pháp cao cấp khác.

3.6. VOIP24H – Phần mềm gọi điện đa nhiệm, dễ sử dụng

VOIP24H nổi bật nhờ giao diện thân thiện và khả năng xử lý nhiều cuộc gọi cùng lúc. Đây là giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp cần công cụ đơn giản, dễ dùng mà vẫn đảm bảo hiệu quả trong việc xử lý khối lượng lớn cuộc gọi hàng ngày.

3.7. Omicall – Giải pháp quản lý khách hàng và phòng ban

Không chỉ dừng lại ở quản lý cuộc gọi, Omicall còn hỗ trợ lưu trữ nhiều thông tin liên hệ của cùng một khách hàng hoặc nhiều công ty. Phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý theo từng phòng ban, tăng cường hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận trong quy trình chăm sóc khách hàng.

Kết luận

Việc triển khai phần mềm quản lý cuộc gọi không chỉ giúp nâng cao năng suất mà còn tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp nên lựa chọn nền tảng phù hợp nhất để đạt được hiệu quả cao nhất.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài chuyên nghiệp và toàn diện, DigiCX chính là lựa chọn đáng tin cậy để đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình nâng cao trải nghiệm khách hàng.