Đầu số tổng đài, với khả năng tạo ra sự kết nối nhanh chóng và thuận tiện, đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong việc xây dựng mối quan hệ vững chắc với khách hàng. Từ việc cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng đáng tin cậy đến việc thúc đẩy doanh số bán hàng, đầu số tổng đài đang định hình lại cách chúng ta tương tác trong thế giới kỹ thuật số.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá sâu hơn về tầm quan trọng của đầu số tổng đài và cách nó ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng cũng như hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng ta sẽ tìm hiểu về các loại đầu số tổng đài khác nhau, từ những đầu số miễn phí cho đến những đầu số địa phương và quốc tế, và cách chúng có thể được tận dụng để tạo ra giá trị tối đa.

Đầu số tổng đài là gì?

Đầu số tổng đài là một số điện thoại đặc biệt được sử dụng để cung cấp dịch vụ gọi điện thoại đến một tổng đài của doanh nghiệp, tổ chức. Những số điện thoại này thường có dãy số đặc biệt và thường được thiết lập với mục đích cung cấp dịch vụ khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn, đặt hàng sản phẩm, và nhiều ứng dụng kinh doanh và truyền thông khác.

Các loại đầu số tổng đài phổ biến tại Việt Nam

Đầu số 1900

Đầu số 1900 có 2 định dạng là 1900 xxxx (8 số) và 1900 xx xx xx (10 số). Chúng thường được sử dụng cho các dịch vụ hỗ trợ, tư vấn và mua bán sản phẩm. Người gọi là người trả phí cước gọi và chủ sở hữu đầu số 1900 sẽ được nhà mạng chiết khấu cước gọi.

Đầu số 1800

Đầu số 1800 cũng có 2 định dạng là 1800 xxxx (8 số) và 1800 xx xx xx (10 số). Đây là những số điện thoại mà khách hàng gọi đến mà không phải trả cước phí gọi. Đầu số 1800 thường được sử dụng để cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng, tư vấn sản phẩm hoặc dịch vụ, và tạo kênh liên lạc thuận tiện cho người tiêu dùng.

Đầu số cố định

Đầu số cố định là một loại đầu số điện thoại được gán cho một vị trí địa lý cụ thể, chẳng hạn như một thành phố hoặc một khu vực định sẵn. Ví dụ đầu số cố định của Nội là 024, đầu số cố định của Thành phố Hồ Chí Minh là 028,…

Đầu số di động

Đầu số di động thường bao gồm mã quốc gia (ví dụ: +84 cho Việt Nam) và mã mạng di động. Mã mạng di động xác định nhà mạng cụ thể mà số điện thoại đang được sử dụng.

Cách lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp với doanh nghiệp

Lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp là một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh và truyền thông của doanh nghiệp. Dưới đây là một số bước và yếu tố cần xem xét khi bạn đang tìm kiếm đầu số tổng đài phù hợp cho doanh nghiệp của mình:

Xác định mục tiêu kinh doanh: Đầu số tổng đài nên phản ánh mục tiêu kinh doanh của bạn. Bạn cần xác định rõ ràng liệu mục tiêu của bạn là cung cấp dịch vụ khách hàng, thúc đẩy doanh số bán hàng, hay tạo sự hiện diện địa phương.

Xác định loại đầu số: Dựa trên mục tiêu kinh doanh, xác định loại đầu số phù hợp như đầu số miễn phí (1800), đầu số địa phương (1900), đầu số quốc tế (+84), hoặc đầu số dễ nhớ (1xxx).

Xác định mã mạng (nếu cần): Nếu bạn đang sử dụng đầu số di động, xác định mã mạng di động của nhà mạng mà bạn muốn kết nối với.

Phân tích đối tượng khách hàng: Hiểu rõ đối tượng khách hàng của bạn là ai và họ có xu hướng sử dụng loại đầu số nào. Ví dụ, người tiêu dùng có thể ưa thích gọi đến đầu số miễn phí, trong khi doanh nghiệp có thể muốn liên kết với đầu số địa phương.

Tích hợp với chiến lược truyền thông: Đầu số tổng đài nên phù hợp với chiến lược truyền thông tổng thể của bạn. Nó nên kết hợp một cách hài hòa với thương hiệu và thông điệp mà bạn muốn truyền tải.

Dễ ghi nhớ: Lựa chọn đầu số dễ ghi nhớ sẽ giúp người dùng nhớ và sử dụng nó dễ dàng hơn. Cân nhắc sử dụng các dãy số như 1900 XXXX hoặc 1800 XXXX. 

Phân tích cước phí: Đối với các đầu số miễn phí hoặc đầu số địa phương, xem xét cước phí gọi đến từ các nhà mạng khác nhau để đảm bảo rằng khách hàng của bạn có thể gọi đến mà không gặp khó khăn.

Theo dõi và đánh giá: Đối với các chiến dịch truyền thông hoặc quảng cáo sử dụng đầu số tổng đài, đảm bảo bạn có cách để theo dõi hiệu suất và đánh giá kết quả. Điều này giúp bạn điều chỉnh chiến lược của mình theo thời gian.

Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng đầu số tổng đài

Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Đầu số tổng đài tạo ấn tượng chuyên nghiệp và đáng tin cậy đối với khách hàng. Nó cho thấy doanh nghiệp của bạn đang đầu tư vào việc cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn và tạo ra một môi trường thuận tiện cho họ liên lạc.

Tạo kênh liên lạc dễ dàng: Đầu số tổng đài tạo ra một kênh liên lạc dễ dàng và thuận tiện cho khách hàng. Họ chỉ cần gọi một số duy nhất để tìm hiểu thông tin, yêu cầu hỗ trợ hoặc thực hiện giao dịch, thay vì phải tìm kiếm các số điện thoại khác nhau.

Cung cấp hỗ trợ khách hàng hiệu quả: Đầu số tổng đài thường được sử dụng để cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng. Khách hàng có thể gọi đến để đặt câu hỏi, giải quyết vấn đề hoặc nhận sự hỗ trợ khi cần thiết. Điều này tạo ra một trải nghiệm tích cực và cải thiện mối quan hệ với khách hàng.

Thúc đẩy tương tác kinh doanh: Đầu số tổng đài có thể được sử dụng để thúc đẩy tương tác kinh doanh. Bạn có thể thiết lập các tùy chọn tương tác để hướng dẫn khách hàng đến các dịch vụ hoặc thông tin mà họ cần. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình giao dịch và tương tác.

Gia tăng doanh số bán hàng: Sử dụng đầu số tổng đài để thực hiện các chiến dịch quảng cáo hoặc khuyến mãi có thể thúc đẩy doanh số bán hàng. Khách hàng có thể gọi đến để tham gia chương trình khuyến mãi hoặc đặt hàng sản phẩm/dịch vụ của bạn.

Hiện diện địa phương hoặc quốc tế: Tùy thuộc vào loại đầu số bạn chọn, bạn có thể tạo hiện diện địa phương hoặc quốc tế. Đầu số địa phương thể hiện sự gắn kết với vùng địa lý cụ thể, trong khi đầu số quốc tế có thể giúp bạn mở rộng phạm vi kinh doanh.

Theo dõi hiệu suất: Đầu số tổng đài thường đi kèm với các công cụ theo dõi hiệu suất. Bạn có thể theo dõi số lượng cuộc gọi đến, thời gian chờ đợi, thời gian giải quyết và các chỉ số khác để cải thiện dịch vụ và hiệu suất kinh doanh.

Đầu số tổng đài không chỉ là một con số, mà là cầu nối kết nối giữa doanh nghiệp và khách hàng. Việc sử dụng đúng loại đầu số và tận dụng tối đa khả năng của chúng có thể mang lại sự chuyên nghiệp, hiệu quả, và tiềm năng tăng trưởng cho doanh nghiệp của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn đã đưa ra quyết định thông thái để đạt được những lợi ích to lớn từ việc sử dụng đầu số tổng đài.

Trong trường hợp quý khách cần thêm thông tin hỗ trợ vui lòng liên hệ với DigiNext để được tư vấn lựa chọn đầu số phù hợp.